Skip to content →

Tradycyjna czy elektroniczna kopia paragonów – którą wybrać?

Tak prawdę mówiąc, ja już sobie odpowiedziałem na pytanie postawione w tytule tego wpisu. Co nie zmienia faktu, że postanowiłem je głośno zadać. Dlaczego? Ponieważ mimo postępujących zmian w standardach technologii sprzedaży, wciąż potrafią pojawiać się tego typu wątpliwości. I w zasadzie są one uzasadnione, bowiem jeśli nie znamy jakiegoś rozwiązania ani jego możliwości – dlaczego mielibyśmy się na nie decydować, płacąc za nasz wybór wyższą cenę?

A jednak, mam wrażenie, że – pomimo pewnych kosztów – przedsiębiorcy coraz częściej stawiają na nowsze rozwiązanie. Lecz wychodząc naprzeciw również tym, którzy mogą czuć się niewtajemniczeni, zanim przejdę do działań i różnic poszczególnych wariantów, chciałbym powiedzieć kilka słów o tym, czym jest kopia paragonów, co dokładnie ona oznacza dla działalności handlowej oraz jakie wymogi się z nią wiążą.

Przepisy fiskalne i obowiązki przedsiębiorcy

Po pierwsze – praca urządzenia fiskalnego nie polega jedynie na wystawianiu paragonów przeznaczonych dla klientów. Oprócz tego, są również generowane ich kopie. Sposób realizacji tego zadania zależy obecnie od wybranej technologii, o czym za chwilę będziemy mówić.

Po drugie – obowiązki podatnika nie kończą się na prawidłowym wystawianiu i wydawaniu nabywcom paragonów. Prowadzenie działalności handlowej zgodnie z prawem wymaga od niego wykonywania jeszcze kilku innych zdań, do których należy przechowywanie kopii wystawionych paragonów – i to nie krócej, niż 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dokumentacja współtworzy podstawę do określenia prawidłowości prowadzonej ewidencji obrotu i kwot podatku należnego. Ich brak może prowadzić do przykrych konsekwencji ze strony organów skarbowych.

Rozwiązanie tradycyjne

Tak więc, sposób na spełnienie opisanego wyżej obowiązku zależy od technologii, jaką wybierzemy, a w zasadzie – od stopnia jej zaawansowania. Istnieją 2 rozwiązania – pierwsze z nich to kopia tradycyjna, czyli ta, która pojawiła się jako pierwsza i kiedyś stanowiła wyłączną jedyną drogę do realizacji tego zadania. Oznacza to, że dawniej wszystkie urządzenia fiskalne pracowały przy użyciu 2 rolek, a na jednej z nich umieszczane były dane o zarejestrowanych transakcjach. Kopie paragonów należało przechowywać w porządku (ze względu na rosnącą z czasem ilość wydruków) i bezpiecznych, prawie że sterylnych warunkach (bez dostępu światła i wilgoci – ze względu na niską trwałość papieru termicznego). Wszystko po to, aby zapewnić czytelność danych przez najbliższe lata, kiedy to Urząd Skarbowy mógł poprosić o wgląd do dokumentacji.

Rozwiązanie elektroniczne

Drugi sposób pojawił się zdecydowanie później i stanowi rezultat wykorzystania osiągnięć, jakie daje postępująca miniaturyzacja oraz cyfryzacja technologii użytkowych. Na czym on polega? Informacje o zarejestrowanych transakcjach nie są już drukowane na dodatkowej rolce papieru, tylko umieszczane w formie cyfrowej na niedużej, lecz pojemnej karcie pamięci (zazwyczaj SD lub microSD). Z tą podstawową zmianą wiąże się szereg różnorodnych korzyści. Przede wszystkim, podatnik nie musi już gromadzić wielu papierowych wydruków, co zapewnia wygodniejsze wykonywanie fiskalnych obowiązków. Przedsiębiorca może też uzyskać urządzenie o mniejszej konstrukcji, prostszym w obsłudze mechanizmie drukującym i niższych kosztach eksploatacji (z uwagi na pracę przy użyciu jednej rolki papieru termicznego, nie dwóch). Co więcej, kopię paragonów w formie elektronicznej znacznie łatwiej się archiwizuje i utrzymuje w porządku. Dane można łatwo przenieść na komputer, płytę DVD lub pendrive – dodatkowe nośniki tworzą dla nich idealne zabezpieczenie.

Tańsze, ale czy opłacalne?

Jak widać, odpowiedź powoli klaruje się sama. Elektroniczna kopia paragonów to usprawnienie pracy w wielu różnych aspektach działalności handlowej. Jedne zalety wynikają z uproszczenia działań znanych z rozwiązania tradycyjnego, inne zaś to nowe atuty, powstałe na skutek zastosowania nowocześniejszej technologii. Wobec tej wiedzy, trudno o dalsze i większe wątpliwości. Praktycznie pozostaje tylko kwestia ceny. Owszem, urządzenia fiskalne z elektroniczną kopią paragonów są droższe od tych z kopią papierową, jednak nie w tak znacznym stopniu, jak mogłoby się wydawać. Poza tym, wariant cyfrowy zdecydowanie należy do opcji współczesnych, które będą rozwijane, a więc i określające pewne standardy przyszłych kas i drukarek rejestrujących.

Co więcej – jak już wspomnieliśmy, elektroniczna kopia paragonów wiąże się ze zdecydowanie niższym zużyciem papieru termicznego. Obniżenie kosztów może doprowadzić do relatywnie szybkiego zwrotu pierwotnego kosztu – a później nadal przynosić korzyści. Warto więc przemyśleć, czy, poza wymienionymi wygodami, rozwiązanie to nie okaże się finalnie nieco droższe, ale i bardziej opłacalne.

Published in Drukarki fiskalne Kasy fiskalne Nowinki techniczne Porady

One Comment

  1. grzesiek81 grzesiek81

    może jeszcze pare lat temu, to tak, ale w obecnej chwili pytanie to wydaje mi się zbędne. no bo co i kogo może powstrzymywać przed elektroniczną kopią? koszty? na dłuższą metę, tak realnie, to nie sądzę…

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Rozwiąż CAPTCHA *