Kasy fiskalne, podobnie jak większość pozostałych urządzeń dla firm, nie są niezniszczalne i całkowicie bezawaryjne. Technologie tego typu bywają przecież narażone na niekorzystne działanie czynników zewnętrznych czy uszkodzenia (często np. przy pracy mobilnej). Trzeba jednak zdawać sobie sprawę z tego, że ewentualna usterka w kasie fiskalnej to nie to samo, co awaria wagi lub czytnika. Powodem jest oczywiście obowiązek rejestrowania sprzedaży oraz wystawiania i wydawania paragonów. Dlatego też podatnicy decydują się niekiedy na wdrożenie rezerwowej kasy fiskalnej.

Czym jest rezerwowe urządzenie rejestrujące?

We wstępie wspomnieliśmy konkretnie o rezerwowej kasie fiskalnej, ale zagadnienie to dotyczy także innych technologii sprzedaży, które służą do ewidencjonowania obrotu i wystawiania paragonów (np. drukarek fiskalnych). Pisząc w największym uproszczeniu, chodzi o dodatkowe urządzenie rejestrujące dla firmy, zapewniające kontynuowanie obsługi klientów w przypadku awarii tego „podstawowego”. Brak poprawnie działającej kasy fiskalnej (zostańmy już przy tym określeniu) w firmie, która jest zobligowania do stosowania takiej technologii, skutkuje bowiem koniecznością wstrzymania sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych (nieprowadzących działalności gospodarczej) lub rolników ryczałtowych.

Taka prawidłowość wynika z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. A konkretnie z tego zapisu: „Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować obroty i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku gdy ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży.”

Kiedy warto zainstalować dodatkową kasę fiskalną?

Odpowiadając na to pytanie, warto uwzględnić dwie różne kwestie. Po pierwsze, potrzeby konkretnej działalności gospodarczej. Jeżeli firma każdego dnia obsługuje bardzo wielu klientów, a każda przerwa w pracy oznacza straty finansowe, rezerwowa kasa fiskalna będzie stanowiła dodatkowe zabezpieczenie interesów przedsiębiorstwa. A jeśli podatnik tylko sporadycznie ewidencjonuje sprzedaż na rzecz osób fizycznych lub rolników ryczałtowych, urządzenie zastępcze zazwyczaj okazuje się zbędne.

Po drugie, ważny jest moment wdrożenia kasy fiskalnej – zarówno tej podstawowej, jak i rezerwowej. I nie chodzi tu wyłącznie o to, aby za jednym razem dopełnić wszystkich formalności, które są związane z instalacją takich urządzeń. Istotne jest także to, że wyłącznie przy wdrożeniu pierwszej kasy fiskalnej (lub, jak w tym przypadku, pierwszych kas fiskalnych – podstawowej i rezerwowej) przedsiębiorca może skorzystać z ustawowej ulgi. A pozwala ona odzyskać do 700 zł od kwoty wydanej na każde z urządzeń rejestrujących.

Jedna, dodatkowa uwaga na koniec: obecnie ustawowa ulga przysługuje wyłącznie przy instalacji kasy fiskalnej typu online. Aby więc otrzymać refundację za obydwa pierwsze urządzenia – podstawowe i rezerwowe – muszą to być modele zapewniające m.in. transmitowanie danych do Centralnego Repozytorium Kas.