Współczesny rynek technologii sprzedaży jest dość atrakcyjny – oferuje bowiem nie tylko różne rodzaje urządzeń rejestrujących, ale i szeroki wybór rozwiązań, także w zakresie realizacji konkretnych wymogów prawnych. Z drugiej strony, istnieją „twarde” przepisy, które mają określony kształt i wyglądają tak samo w przypadku wszystkich przedsiębiorców – np. procedura instalacyjna. W dzisiejszym artykule o tych dwóch aspektach.

Jedno zadanie – różne rozwiązania

Gdy podatnik zakupi i prawidłowo zarejestruje kasę fiskalną, a ta zostanie zafiskalizowana, może zgodnie z obowiązującym prawem prowadzić ewidencję obrotu. Ale na tym nie koniec. Oprócz „nabijania na kasę” i wymaganego wystawiania paragonów dla nabywców, przedsiębiorca musi regularnie przestrzegać jeszcze kilku kwestii. Do nich zalicza się przestrzeganie terminów związanych z przeglądami technicznymi, odpowiednie obchodzenie się z książką serwisową czy też wykonywanie raportów dobowych i miesięcznych.

Takim obowiązkiem podatnika jest też przechowywanie kopii wystawionych paragonów. To istotne dokumenty, potwierdzające właściwe rejestrowanie sprzedaży i odprowadzanie należnych podatków. Na chwile obecną przedsiębiorca może wybrać jeden z 2 metod prawidłowej archiwizacji kopii paragonów.

Pierwszy sposób to rozwiązanie tradycyjne, wcześniejsze, a kiedyś – jedyne możliwe. Opiera się ono na mechanizmie drukującym urządzenia fiskalnego, obsługującym 2 rolki papieru termicznego. Podczas, gdy na pierwszej wystawiane są paragony dla klientów, druga służy realizacji kopii dokumentów, w tej samej postaci. Rolki ze zdublowanymi, fiskalnymi dowodami sprzedaży należy przechowywać w porządku i specjalnych warunkach (bez dostępu światła, w suchym miejscu), ze względu na niewysoką trwałość papieru termicznego.

Z drugiej strony mamy elektroniczną kopię paragonów, czyli zapis tych dokumentów w formie cyfrowej (na karcie pamięci). Rozwiązanie to, z powodu różnych swoich zalet, wchodzi powoli w fazę standardu dzisiejszych technologii sprzedaży. Jakie to atuty? Urządzenia fiskalne z modułem kopii elektronicznej korzystają z tylko jednej rolki. Z tego wynikają 2 kwestie: często zdecydowanie mniejsze rozmiary konstrukcji oraz możliwość obniżenia kosztów dotyczących zakupu papieru termicznego. Poza tym, zarządzanie danymi w formie elektronicznej – porządkowanie ich, przeglądanie czy dodatkowe zabezpieczenie – jest znacznie szybsze i prostsze.

Różne kasy fiskalne – jedna procedura

Bez względu na to, jakie urządzenie fiskalne (i z jakimi rozwiązaniami technologicznymi) wybierzemy, czy wdrażamy kasę fiskalną w Pruszkowie, Warszawie, Poznaniu czy innym miejscu Polski – aby móc prawidłowo z niego korzystać, musi ono wpierw przejść procedurę instalacyjną, w ramach której odbywa się jego rejestracja oraz jego fiskalizacja. Na czym to wszystko polega?

Pierwszym krokiem jest pisemne powiadomienie naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego, które musi dotrzeć nie później, niż 1 dzień przed rozpoczęciem ewidencji obrotu. Dokument ma zawierać m.in. imię, nazwisko i NIP podatnika, liczbę urządzeń oraz miejsca instalacji oraz termin jej wykonania tej operacji.

Drugim krokiem jest fiskalizacja urządzenia rejestrującego – jednorazowa i nieodwracalna operacja, którą może przeprowadzić jedynie uprawniony serwisant. Polega ona także na zsynchronizowaniu modułu fiskalnego z pamięcią fiskalną oraz trwałym zapisaniu numeru NIP podatnika. Jednym słowem, urządzenie przestaje funkcjonować w trybie szkoleniowym, a zaczyna w trybie fiskalnym. Od wykonania fiskalizacji wszystkie operacje przeprowadzone na kasie jest w niej zapisywane, tworząc dokumentację ewidencji obrotu. Z tą chwilą możliwe jest też rozpoczęcie zgodnej z przepisami sprzedaży oraz wystawianie paragonów dla klientów.

Na koniec trzeba jeszcze złożyć ponowne, pisemne zawiadomienie do Urzędu Skarbowego, informującego o wykonaniu fiskalizacji, które musi tam wpłynąć nie później niż 7 dni od jej przeprowadzenia. W odpowiedzi na nie przychodzi numer ewidencyjny, który należy nanieść na obudowę urządzenia fiskalnego. Potem można uznać procedurę instalacyjną za zrealizowaną.