Można zaryzykować stwierdzenie, że obowiązki przedsiębiorcy ewidencjonującego obrót za pomocą urządzenia fiskalnego dzielą się tak jakby na 3 segmenty. Pierwszy z nich to wymogi podstawowe, czyli zakup oraz prawidłowa rejestracja i instalacja kasy lub drukarki. Drugi zaś to kluczowe czynności podczas transakcji – wprowadzanie danych do urządzenia, poprawne wystawianie paragonów oraz wydawanie ich klientom. Jest jeszcze trzeci segment, czyli zbiór pobocznych, ale nie mniej ważnych zadań, które podatnik bezwzględnie i regularnie musi wykonywać.

Zadania, o których mowa, wynikają bowiem z określonych, funkcjonujących przepisów prawnych. I dotyczą głównie działań związanych ze sporządzaniem i porządkowaniem dokumentacji, potwierdzającej prawidłowe rejestrowanie obrotu oraz odprowadzanie należnych podatków. Dlatego niespełnienie tych wymogów – lub ich błędna realizacja – oznacza wykroczenie, z którego przedstawiciele organów skarbowych (a czasem też serwisanci opiekujący się danym urządzeniem rejestrującym) potrafią wyciągnąć konsekwencje. Jakie to zadania? Odpowiednie przechowywanie kopii wystawionych paragonów i książki serwisowej, przestrzeganie terminów przeglądów technicznych bądź realizacja raportów fiskalnych – o których sobie dziś powiemy.

Raporty miesięczne

Pierwszy z 2 rodzajów raportów fiskalnych, jakie przedsiębiorca zobligowany do stosowania urządzenia rejestrującego musi wykonywać. Dokument ten zawiera szczegółowe informacje o uzyskanym obrocie (i kwocie podatku należnego VAT) przez okres konkretnego miesiąca. Wedle obowiązujących przepisów, raport taki należy wykonać nie później niż 25 dnia miesiąca następującego po tym, który ma zawierać realizowany wydruk. Wyjątkiem od tej reguły jest brak w tym okresie jakiejkolwiek zarejestrowanej transakcji. W innym przypadku niewykonanie takiego raportu uznawane jest za nie podporządkowanie się przepisom.

Raporty dobowe

Drugi rodzaj raportów fiskalnych dostarcza dokładnych danych na temat obrotu i podatku VAT od sprzedaży towarów lub usług za konkretną dobę. Zwykle przedsiębiorcy decydują się na realizację takiego wydruku pod koniec dnia, przy zamknięciu sprzedaży. Ale to nie jedyna możliwość prawidłowego wystawienia raportu dobowego. Istnieje również opcja, by zrealizować ten dokument dnia następnego. Ważne jednak, aby odbyło się to, zanim na urządzeniu fiskalnym zostanie zarezerwowana pierwsza transakcja. Oprócz tego, podobnie jak przy wyżej opisanym raporcie miesięcznym, tu także mogą wystąpić okoliczności niewymagające wykonywania wydruku. Jak łatwo się domyślić, dotyczy to dnia bez ani jednej sprzedaży.

Zadbaj o prawidłowe wykonywanie raportów fiskalnych

Producenci technologii sprzedaży już dawno zadbali o sprawniejsze i wygodniejsze, a przede wszystkim – terminowe wykonywanie raportów fiskalnych. Na rynku dostępne są urządzenia rejestrujące, wyposażone w takie rozwiązania, jak przyciski funkcyjne czy automatyczne przypomnienia. Pierwsza opcja może służyć do łatwiejszego realizowania wydruków (za pomocą zdefiniowanych skrótów klawiszowych), natomiast druga wyśle nam w stosownym momencie komunikat o konieczności wykonania danego raportu.