Tak prawdę mówiąc, ja już sobie odpowiedziałem na pytanie postawione w tytule tego wpisu. Co nie zmienia faktu, że postanowiłem je głośno zadać. Dlaczego? Ponieważ mimo postępujących zmian w standardach technologii sprzedaży, wciąż potrafią pojawiać się tego typu wątpliwości. I w zasadzie są one uzasadnione, bowiem jeśli nie znamy jakiegoś rozwiązania ani jego możliwości – dlaczego mielibyśmy się na nie decydować, płacąc za nasz wybór wyższą cenę?

A jednak, mam wrażenie, że – pomimo pewnych kosztów – przedsiębiorcy coraz częściej stawiają na nowsze rozwiązanie. Lecz wychodząc naprzeciw również tym, którzy mogą czuć się niewtajemniczeni, zanim przejdę do działań i różnic poszczególnych wariantów, chciałbym powiedzieć kilka słów o tym, czym jest kopia paragonów, co dokładnie ona oznacza dla działalności handlowej oraz jakie wymogi się z nią wiążą.

Przepisy fiskalne i obowiązki przedsiębiorcy

Po pierwsze – praca urządzenia fiskalnego nie polega jedynie na wystawianiu paragonów przeznaczonych dla klientów. Oprócz tego, są również generowane ich kopie. Sposób realizacji tego zadania zależy obecnie od wybranej technologii, o czym za chwilę będziemy mówić.

Po drugie – obowiązki podatnika nie kończą się na prawidłowym wystawianiu i wydawaniu nabywcom paragonów. Prowadzenie działalności handlowej zgodnie z prawem wymaga od niego wykonywania jeszcze kilku innych zdań, do których należy przechowywanie kopii wystawionych paragonów – i to nie krócej, niż 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dokumentacja współtworzy podstawę do określenia prawidłowości prowadzonej ewidencji obrotu i kwot podatku należnego. Ich brak może prowadzić do przykrych konsekwencji ze strony organów skarbowych.

Rozwiązanie tradycyjne

Tak więc, sposób na spełnienie opisanego wyżej obowiązku zależy od technologii, jaką wybierzemy, a w zasadzie – od stopnia jej zaawansowania. Istnieją 2 rozwiązania – pierwsze z nich to kopia tradycyjna, czyli ta, która pojawiła się jako pierwsza i kiedyś stanowiła wyłączną jedyną drogę do realizacji tego zadania. Oznacza to, że dawniej wszystkie urządzenia fiskalne pracowały przy użyciu 2 rolek, a na jednej z nich umieszczane były dane o zarejestrowanych transakcjach. Kopie paragonów należało przechowywać w porządku (ze względu na rosnącą z czasem ilość wydruków) i bezpiecznych, prawie że sterylnych warunkach (bez dostępu światła i wilgoci – ze względu na niską trwałość papieru termicznego). Wszystko po to, aby zapewnić czytelność danych przez najbliższe lata, kiedy to Urząd Skarbowy mógł poprosić o wgląd do dokumentacji.

Rozwiązanie elektroniczne

Drugi sposób pojawił się zdecydowanie później i stanowi rezultat wykorzystania osiągnięć, jakie daje postępująca miniaturyzacja oraz cyfryzacja technologii użytkowych. Na czym on polega? Informacje o zarejestrowanych transakcjach nie są już drukowane na dodatkowej rolce papieru, tylko umieszczane w formie cyfrowej na niedużej, lecz pojemnej karcie pamięci (zazwyczaj SD lub microSD). Z tą podstawową zmianą wiąże się szereg różnorodnych korzyści. Przede wszystkim, podatnik nie musi już gromadzić wielu papierowych wydruków, co zapewnia wygodniejsze wykonywanie fiskalnych obowiązków. Przedsiębiorca może też uzyskać urządzenie o mniejszej konstrukcji, prostszym w obsłudze mechanizmie drukującym i niższych kosztach eksploatacji (z uwagi na pracę przy użyciu jednej rolki papieru termicznego, nie dwóch). Co więcej, kopię paragonów w formie elektronicznej znacznie łatwiej się archiwizuje i utrzymuje w porządku. Dane można łatwo przenieść na komputer, płytę DVD lub pendrive – dodatkowe nośniki tworzą dla nich idealne zabezpieczenie.

Tańsze, ale czy opłacalne?

Jak widać, odpowiedź powoli klaruje się sama. Elektroniczna kopia paragonów to usprawnienie pracy w wielu różnych aspektach działalności handlowej. Jedne zalety wynikają z uproszczenia działań znanych z rozwiązania tradycyjnego, inne zaś to nowe atuty, powstałe na skutek zastosowania nowocześniejszej technologii. Wobec tej wiedzy, trudno o dalsze i większe wątpliwości. Praktycznie pozostaje tylko kwestia ceny. Owszem, urządzenia fiskalne z elektroniczną kopią paragonów są droższe od tych z kopią papierową, jednak nie w tak znacznym stopniu, jak mogłoby się wydawać. Poza tym, wariant cyfrowy zdecydowanie należy do opcji współczesnych, które będą rozwijane, a więc i określające pewne standardy przyszłych kas i drukarek rejestrujących.

Co więcej – jak już wspomnieliśmy, elektroniczna kopia paragonów wiąże się ze zdecydowanie niższym zużyciem papieru termicznego. Obniżenie kosztów może doprowadzić do relatywnie szybkiego zwrotu pierwotnego kosztu – a później nadal przynosić korzyści. Warto więc przemyśleć, czy, poza wymienionymi wygodami, rozwiązanie to nie okaże się finalnie nieco droższe, ale i bardziej opłacalne.