Dotychczas na blogu nie poruszaliśmy jeszcze zagadnień związanych z przeglądami kas rejestrujących. Warto to nadrobić, gdyż wspomniane kontrole urządzeń fiskalnych to jeden z podstawowych obowiązków podatnika. Co więcej, niedługo wejdą w życie przepisy, które wprowadzą pewne zmiany w przeglądach technicznych. Modyfikacje te będą odczuwalne zarówno dla przedsiębiorców, jak i firm serwisujących kasy fiskalne.

Jak często zlecać przeglądy?

Zgodnie z funkcjonującymi przepisami, wszyscy przedsiębiorcy, którzy korzystają z urządzeń do rejestrowania sprzedaży prowadzonej na rzecz klientów indywidualnych, muszą zlecać przeglądy techniczne kas. Taka kontrola stosowanej technologii sprzedaży musi się odbywać nie rzadziej niż co 2 lata. Podatnicy mają również możliwość częstszego zlecania przeglądów technicznych, np. raz w roku. Wykonanie tej procedury daje bowiem pewność, że kasa fiskalna działa prawidłowo. A poprawne funkcjonowanie takiego urządzenia jest niezwykle ważną kwestią. Kasy służą przecież m.in. do naliczania podatków należnych do zapłaty. Przy ich zastosowaniu przedsiębiorcy wystawiają również paragony dla klientów. Innymi słowy, nieprawidłowe działanie omawianej tu technologii sprzedaży uniemożliwi rejestrowanie obrotu i wymusi zaprzestanie handlu (jeżeli w firmie nie ma rezerwowego urządzenia fiskalnego).

Co jest sprawdzane przez serwisanta?

Podatnik zawsze zleca przegląd techniczny swojej kasy firmie serwisującej (nie może samodzielnie wykonać takiej procedury). W większości przypadków jest to dealer urządzeń fiskalnych, u którego przedsiębiorca kupił technologię sprzedaży. Po przyjęciu zlecenia, dystrybutor wysyła do podatnika serwisanta kas rejestrujących. Często na przegląd techniczny można się też umówić w siedzibie lub punkcie handlowym firmy odpowiedzialnej za serwisowanie danego urządzenia.

Przedsiębiorca nie musi wiedzieć, co konkretnie jest sprawdzane w jego kasie fiskalnej podczas wykonywania omawianej tu procedury. Warto jednak przypomnieć, że przegląd urządzenia rejestrującego polega m.in. na skontrolowaniu stanu plomb i obudowy, działania mechanizmu drukującego czy pracy wyświetlaczy. Ponadto, serwisant zawsze sprawdza poprawność emitowanych dokumentów oraz naliczanych podatków. Natomiast po wykonaniu przeglądu, umieszcza on adnotację na temat przeprowadzonej kontroli w książce serwisowej kasy fiskalnej. Przedsiębiorca powinien również otrzymać dowód zapłaty za taką usługę, np. fakturę VAT.

Dodatkowe przepisy w ustawie VAT

Od 1 października 2018 roku zaczną funkcjonować dodatkowe przepisy w sprawie przeglądów technicznych. Wtedy bowiem wejdzie w życie nowelizacja ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z projektem nowych regulacji prawnych, każdy przedsiębiorca, który nie dopilnuje przeglądów technicznych, będzie się musiał liczyć z karą finansową w wysokości 300 zł. Grzywna zostanie na niego nałożona przez naczelnika Urzędu Skarbowego. Będzie trzeba ją zapłacić w terminie 14 dni, w formie przelewu na konto wskazane przez US. Ponadto, zmiany w ustawie VAT zobligują firmy serwisujące urządzenia fiskalne do informowania Urzędów Skarbowych o wykonywaniu takich interwencji. Obowiązek ten będzie dotyczył kas z kopią papierową oraz elektroniczną. Co więcej, serwis poinformuje US o takich przeglądach technicznych do 15 dnia każdego miesiąca, następującego po miesiącu, w którym zostały one wykonane.