Prawidłowe działanie kasy fiskalnej to kluczowa kwestia z punktu widzenia każdego przedsiębiorcy, który korzysta z takiej technologii sprzedaży. Urządzenie tego typu służy przecież do rejestrowania obrotu, a w szczególności do naliczania podatku należnego do zapłaty. Co więcej, bez prawidłowo działającej kasy nie da się obsługiwać klientów indywidualnych. Dlatego też urządzenie fiskalne musi przechodzić regularne przeglądy techniczne. Jak często należy zlecać taką usługę serwisową i co zmieniły w tej kwestii przepisy, które weszły w życie jeszcze w 2019 roku?

Zmiana przepisów w sprawie obowiązkowych przeglądów

Zacznijmy może od wspomnianych we wstępie zmian w przepisach. Wprowadzono je w maju 2019 roku, ale niewykluczone, że część przedsiębiorców mogła dotychczas nie zdawać sobie sprawy ze wszystkich nowości. Co konkretnie zmieniło się w przypadku przeglądów technicznych? Ogólna zasada pozostała co prawda taka sama – usługę tego typu należy zlecać nie rzadziej niż co 2 lata. Rozporządzenie MF z 29 kwietnia 2019 przewiduje jednak konieczność przeprowadzania dodatkowych przeglądów technicznych.

Omawiana przez nas usługa serwisowa musi zostać wykonana zawsze po wznowieniu zawieszonej działalności gospodarczej, czyli po ponownym rozpoczęciu prowadzenia ewidencji na kasie fiskalnej. Wówczas celem przeglądu jest m.in. sprawdzenie „kondycji” urządzenia i potwierdzenie tego, że model wykorzystywany w przeszłości nadal pozwala na prawidłowe rejestrowanie obrotu. Co więcej, dodatkową usługę serwisową należy zlecić zawsze przed ponownym wynajmem kasy fiskalnej online. Wtedy wykonanie przeglądu technicznego gwarantuje m.in. to, że urządzenie nie będzie zawierało informacji o ewidencji prowadzonej przez poprzedniego najemcę.

Pozostałe zasady, o których musi pamiętać właściciel kasy

Obowiązkowe przeglądy techniczne kasy należy przeprowadzać raz na 2 lata. Nie oznacza to jednak, że nie można zlecać takiej usługi częściej. Coroczne przeglądy nie tylko dają informację o poprawności działania urządzenia, ale też zazwyczaj pozwalają na przedłużenie gwarancji na moduł fiskalny (kluczowe ogniwo takiej technologii sprzedaży).

Ponadto, warto pamiętać o tym, że każdy przegląd techniczny musi zostać potwierdzony wpisem do książki serwisowej danej kasy rejestrującej. Taką adnotację umieszcza technik, który wykonał usługę. Natomiast przedsiębiorca jest też zobligowany do starannego przechowywania książki serwisowej. Dokumentacja ta może zostać wnikliwie sprawdzona np. podczas kontroli przeprowadzonej przez organy skarbowe.

300 zł kary za brak przeglądu urządzenia fiskalnego

Pamiętajmy również, że w maju 2019 roku wprowadzona została grzywna za brak przeglądu technicznego kasy fiskalnej. Kara finansowa w wysokości 300 zł jest wówczas nakładana przez naczelnika Urzędu Skarbowego, do którego „przynależy” dana działalność gospodarcza. Natomiast właściciel firmy ma później 14 dni na zapłacenie grzywny – w formie przelewu bankowego na rachunek wskazany przez US. Termin ten jest liczony od momentu otrzymania decyzji naczelnika Urzędu Skarbowego.